Какие документы нужны для автомобильной грузоперевозки юридическому лицу

Какие документы нужны для грузоперевозки: краткий список

Для стандартной автомобильной перевозки между юридическими лицами комплект обычно включает:

• договор перевозки или договор транспортно-экспедиционного обслуживания;
• согласованную заявку на конкретную перевозку;
• транспортную накладную;
• документы на товар или другой перевозимый груз;
• доверенность, если полномочия представителя необходимо подтвердить;
• акт оказанных услуг или универсальный передаточный документ;
• счёт и счёт-фактуру, если такой порядок предусмотрен договором и системой налогообложения;
• специальные разрешения и сопроводительные документы для отдельных категорий грузов.

Кто оформляет документы для автомобильной перевозки

Распределение обязанностей необходимо закрепить в договоре. Это особенно важно, если заказчик перевозки, грузоотправитель и грузополучатель — разные организации.

Договор на автомобильную перевозку груза

Договор определяет общие условия работы между сторонами. В нём фиксируются предмет договора, порядок подачи заявок, обязанности участников, стоимость услуг, правила оплаты, ответственность и порядок обмена документами.

В договоре рекомендуется указать:

• наименование и реквизиты сторон;
• какие услуги оказывает перевозчик;
• как согласуются заявки и тарифы;
• кто оформляет транспортную накладную;
• порядок подачи и замены автомобиля;
• требования к сохранности и креплению груза;
• порядок уведомления о задержках;
• условия страхования;
• ответственность за простой и срыв загрузки;
• сроки оплаты;
• порядок обмена бумажными или электронными документами.

Один рамочный договор может применяться для регулярных перевозок. Маршрут, автомобиль, груз, дату и стоимость конкретного рейса в таком случае фиксируют в заявке.

Образцы и сведения о документах компании размещены в разделе «Документы».

Заявка на перевозку груза

Заявка конкретизирует условия отдельной перевозки. Она связывает общие положения договора с фактическим рейсом и помогает избежать разногласий при подаче машины, загрузке и расчёте стоимости.

Что должно быть указано в заявке

• город и точный адрес погрузки;
• город и точный адрес выгрузки;
• дата и временной интервал подачи машины;
• наименование и характер груза;
• количество грузовых мест;
• общая масса и объём;
• размеры нестандартных мест;
• тип упаковки;
• требуемая грузоподъёмность и тип кузова;
• способ погрузки и выгрузки;
• необходимость гидроборта, манипулятора или другого оборудования;
• температурный режим;
• контактные лица на адресах;
• стоимость и порядок оплаты;
• условия простоя;
• особые требования к перевозке.

Если точный автомобиль выбирает перевозчик, в заявке лучше указывать параметры груза и обязательные требования к кузову, а не только желаемую модель машины.

Передать исходные данные для расчёта можно через страницу «Отправить заявку».

Транспортная накладная

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза и содержит сведения, необходимые для выполнения рейса. Это основной перевозочный документ, который не следует путать с товарной накладной или УПД.

По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрен другой порядок. Перевозчик заполняет относящиеся к нему сведения, а грузополучатель подтверждает приём груза и фиксирует результаты выгрузки.

Какие сведения указываются в транспортной накладной

• данные грузоотправителя и грузополучателя;
• данные перевозчика;
• сведения о грузе, упаковке, количестве мест и массе;
• адреса и даты погрузки и выгрузки;
• сведения об автомобиле и водителе;
• условия перевозки;
• указания грузоотправителя;
• оговорки и замечания участников;
• фактическое время прибытия, погрузки и выгрузки;
• подписи участников либо электронные подписи.

Если сведения о грузе, адресах или участниках указаны неверно, это может привести к задержке на погрузке, отказу в приёмке, спору по стоимости или проблемам при подтверждении факта перевозки.

Когда нужна доверенность

Доверенность подтверждает полномочия представителя действовать от имени организации. Она может потребоваться при передаче или получении товара, подписании документов и совершении других действий, если полномочия человека не следуют из закона, устава, должности или иных документов.

Доверенность может оформляться:

• на водителя или экспедитора, если он принимает материальные ценности от имени организации;
• на сотрудника склада, который получает груз;
• на представителя, подписывающего накладные, акты или другие документы;
• в электронной форме, включая машиночитаемую доверенность, если документы подписываются электронной подписью представителя.

Наличие водительского удостоверения или путевого листа само по себе не всегда подтверждает право человека принимать товар от имени другой организации. Поэтому порядок выдачи груза и проверки полномочий следует заранее согласовать с отправителем и получателем.

При этом отдельная доверенность не нужна автоматически для каждого рейса. Необходимость документа зависит от роли водителя, схемы поставки и установленных сторонами правил.

Какие документы должны сопровождать груз

Перевозчик отвечает за транспортную услугу, но документы на сам товар обычно предоставляет продавец, поставщик или грузоотправитель. Их состав зависит от категории продукции и хозяйственной операции.

Вместе с грузом могут передаваться:

• универсальный передаточный документ;
• товарная накладная;
• упаковочный лист;
• спецификация;
• сертификаты или декларации соответствия;
• паспорта качества;
• ветеринарные и иные специальные сопроводительные документы;
• документы на опасный груз;
• разрешения для тяжеловесной или крупногабаритной перевозки.

До подачи автомобиля заказчику следует сообщить перевозчику о специальных свойствах груза: температурном режиме, классе опасности, нестандартных размерах, высокой стоимости, хрупкости или особых требованиях к креплению.

Акт оказанных услуг и УПД

После выполнения перевозки исполнитель формирует закрывающие документы. Конкретный комплект определяется договором и правилами бухгалтерского учёта сторон.

Акт оказанных услуг

Акт подтверждает, что перевозка выполнена. В документе указывают стороны, описание услуги, период или маршрут, стоимость и сведения о подписантах. Заказчик проверяет документ и подписывает его либо направляет обоснованные замечания в установленный договором срок.

Универсальный передаточный документ

УПД может объединять функции первичного документа и счёта-фактуры. Его использование и статус зависят от характера операции, системы налогообложения и принятого сторонами порядка документооборота.

УПД или акт не заменяют транспортную накладную: эти документы решают разные задачи. Транспортная накладная относится непосредственно к перевозке, а акт или УПД используются для оформления оказанной услуги и бухгалтерского учёта.

ЭДО и электронная транспортная накладная

Договоры, заявки, акты, УПД и другие документы могут передаваться через систему электронного документооборота, если стороны предусмотрели такой порядок и используют подходящие электронные подписи.

Электронные перевозочные документы передаются с участием информационной системы электронных перевозочных документов. При таком формате грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель последовательно заполняют и подписывают свои части документа.

Обычный бухгалтерский ЭДО и обмен электронными перевозочными документами связаны, но имеют разные процессы. Необходимо убедиться, что выбранный оператор поддерживает работу с государственной информационной системой электронных перевозочных документов.

Дополнительные документы для отдельных грузов

Стандартного комплекта недостаточно, если перевозится груз со специальными требованиями.

Окончательный список проверяют до согласования машины. Получение разрешений и подготовка специальных документов могут потребовать дополнительного времени.

Что подготовить заказчику до подачи машины

1. Проверьте договор. Убедитесь, что определены роли заказчика, грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
2. Согласуйте заявку. Зафиксируйте маршрут, дату, параметры груза, тип кузова, стоимость и условия простоя.
3. Определите ответственного за транспортную накладную. Не оставляйте её заполнение до момента прибытия машины.
4. Подготовьте документы на груз. Проверьте наименование, количество мест, массу, упаковку и специальные свойства.
5. Проверьте полномочия представителей. При необходимости оформите доверенность или машиночитаемую доверенность.
6. Передайте контакты адресов. Ответственные сотрудники должны знать дату и номер машины.
7. Согласуйте закрывающие документы. Заранее определите, будет использоваться акт, УПД и электронный обмен.

Частые ошибки в документах

• названия организаций не совпадают с договором и реквизитами;
• заказчик, отправитель и получатель указаны без учёта их фактических ролей;
• в заявке отсутствуют точные адреса и время работы склада;
• масса и количество мест отличаются в разных документах;
• не указаны особые свойства груза;
• документ подписывает сотрудник без подтверждённых полномочий;
• фактическое время подачи и выгрузки не зафиксировано;
• в транспортной накладной отсутствуют отметки о замечаниях и состоянии груза;
• стороны заранее не согласовали бумажный или электронный формат обмена.

Исправлять несоответствия лучше до начала движения. После доставки восстановить обстоятельства погрузки и получить недостающие подписи значительно сложнее.

Нормативная основа

Оформление автомобильной перевозки регулируют Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, законодательство о бухгалтерском учёте, электронной подписи и электронных перевозочных документах.

Формы документов и требования могут изменяться. Перед перевозкой специального, опасного, тяжеловесного или негабаритного груза комплект следует проверять отдельно с учётом действующих правил.